Polityka prywatności JĀNIS GUTANS

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest JĀNIS GUTANS Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-000), przy ul. Przykładowej 10, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, NIP: 000-000-00-00, REGON: 000000000 (dalej: „JĀNIS GUTANS”, „Administrator” lub „my”).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• listownie na adres: JĀNIS GUTANS Sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”;
• mailowo: [email protected];
• telefonicznie: +48 731 560 982.

Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za nadzór nad zgodnością przetwarzania danych z RODO i przepisami krajowymi (inspektor lub koordynator ds. ochrony danych). Możesz się z nią skontaktować, pisząc na adres e-mail: [email protected].

2. Zakres zbieranych danych

Podczas korzystania ze strony internetowej https://premiersocials.com oraz w związku z organizacją naszych wydarzeń zbieramy wyłącznie dane niezbędne do obsługi zapytań, przygotowania oferty i realizacji usług offline’owej rozrywki eventowej.

W szczególności możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane kontaktowe – imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe oraz nazwa i dane firmy (w przypadku klientów biznesowych), przekazywane za pośrednictwem formularza kontaktowego w zakładce Kontakt lub w bezpośredniej korespondencji z nami;
• Informacje o wydarzeniach – preferowany termin, lokalizacja, szacowana liczba gości, charakter wydarzenia (np. event firmowy, wieczór pokerowy, strefa ruletki i blackjacka, przyjęcie prywatne), budżet orientacyjny oraz inne szczegóły przekazywane dobrowolnie w celu dopasowania oferty;
• Dane związane z zapytaniami klientów – treść wiadomości, notatki dotyczące ustaleń, historia kontaktu, informacje o wykorzystanych pakietach i doświadczeniach (np. pakiety z zakładek Pakiety i Doświadczenia);
• Dane techniczne i statystyczne – adres IP, identyfikatory urządzeń, dane o przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie wizyty oraz aktywności na stronie, zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii (szczegółowe informacje zawiera Polityka cookies);
• Dane marketingowe – preferencje dotyczące komunikacji, zgody na otrzymywanie informacji o nowych formatach wydarzeń, case studies czy aktualnościach z zakładki Wydarzenia, jeżeli wyrazisz taką zgodę.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty lub realizacji usług eventowych (np. organizacji wieczoru pokerowego lub eventu firmowego opisanych w zakładce Eventy korporacyjne).

3. Cel przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w jasno określonych celach wynikających z naszej działalności jako agencji eventowej specjalizującej się w mobilnych wieczorach pokerowych, strefach ruletki i blackjacka oraz innych, całkowicie offline’owych formatach rozrywki.

W szczególności przetwarzamy dane w następujących celach:

• Organizacja wydarzeń i realizacja umów – w celu przygotowania i wykonania umowy dotyczącej konkretnego wydarzenia (np. wieczoru pokerowego prezentowanego w zakładce Poker mobilny, strefy Ruletka i blackjack, eventu firmowego z zakładki Corporate lub przyjęcia prywatnego opisanego w Private), w tym dopasowania scenariusza, konfiguracji stołów i stref rozrywki, koordynacji obsługi i logistyki;
• Obsługa klienta – udzielanie odpowiedzi na zapytania przesyłane przez formularz kontaktowy w zakładce Kontakt, drogą e-mailową lub telefoniczną, przygotowanie ofert, harmonogramów wydarzeń i materiałów informacyjnych, prowadzenie korespondencji w sprawie szczegółów eventu;
• Realizacja obowiązków prawnych – wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, archiwizacja dokumentacji zgodnie z przepisami prawa podatkowego i rachunkowego, rozpatrywanie reklamacji i roszczeń;
• Marketing bezpośredni za Twoją zgodą – przesyłanie informacji o nowych pakietach rozrywkowych (np. z zakładki Pakiety), inspiracjach i case studies z naszych Doświadczeń, zaproszeń na wybrane wydarzenia prezentacyjne lub aktualnościach z Wydarzeń, wyłącznie w oparciu o dobrowolną zgodę, którą możesz w dowolnym momencie wycofać;
• Budowanie wiarygodności i relacji – utrwalanie i prezentowanie referencji oraz opinii klientów w zakładce Referencje (wyłącznie na podstawie odrębnej zgody), w tym możliwość publikacji imienia, pierwszej litery nazwiska, stanowiska lub nazwy firmy;
• Analiza i rozwój naszych usług – prowadzenie statystyk, analizowanie skuteczności działań marketingowych i użyteczności strony (w tym ścieżek użytkowników pomiędzy zakładkami takimi jak Doświadczenia, Wydarzenia czy Kontakt), w celu optymalizacji oferty i doświadczenia użytkownika, przy wykorzystaniu danych w formie zanonimizowanej lub pseudonimizowanej wszędzie tam, gdzie to możliwe.

Podstawy prawne przetwarzania danych obejmują w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, taki jak obsługa zapytań, dochodzenie roszczeń, analiza statystyczna) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, w szczególności na cele marketingowe i publikację referencji).

4. Odbiorcy danych i podmioty współpracujące

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom, które wspierają nas w świadczeniu usług eventowych i utrzymaniu strony internetowej, przy zachowaniu pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z RODO.

Do odbiorców danych mogą należeć w szczególności:

• Partnerzy technologiczni – dostawcy usług hostingowych i serwerowych, systemów mailingowych, narzędzi do analizy ruchu na stronie oraz rozwiązań wspierających działanie strony https://premiersocials.com;
• Podmioty wspierające obsługę wydarzeń – firmy współpracujące z nami przy realizacji wydarzeń, takie jak dostawcy sprzętu technicznego, oświetleniowego i nagłośnieniowego, podwykonawcy odpowiedzialni za wystrój i aranżację przestrzeni, profesjonalni fotografowie i operatorzy wideo, animatorzy oraz obsługa techniczna;
• Doradcy zewnętrzni – biura rachunkowe, kancelarie prawne oraz inni doradcy, którzy wspierają nas w prowadzeniu działalności i mogą uzyskać dostęp do danych w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług;
• Operatorzy płatności i instytucje finansowe – w razie konieczności rozliczenia usług lub obsługi płatności za wydarzenia;
• Organy publiczne – wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, na podstawie stosownych wniosków lub uprawnień (np. organy podatkowe, organy ścigania).

Wszelkie podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie zawartych z nami umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i są zobowiązane do stosowania odpowiednich środków technicznych oraz organizacyjnych w celu ochrony danych.

Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych narzędzi (np. narzędzi analitycznych lub mailingowych) konieczne będzie przekazanie danych do państwa trzeciego, zadbamy o zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych lub innych mechanizmów zgodnych z RODO, informując Cię o tym w miarę potrzeby.

5. Przechowywanie i ochrona danych

Dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe pozostawały bezpieczne, poufne i nie były udostępniane osobom nieupoważnionym. Stosujemy zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne, odpowiednie do skali i charakteru prowadzonej działalności oraz ryzyk związanych z przetwarzaniem danych.

W szczególności:

• stosujemy zabezpieczenia serwerów i systemów informatycznych, kontrolę dostępu oraz szyfrowanie transmisji danych (np. protokół HTTPS na stronie https://premiersocials.com);
• ograniczamy dostęp do danych tylko do osób upoważnionych, które muszą je przetwarzać w ramach swoich obowiązków służbowych i są zobowiązane do zachowania poufności;
• regularnie monitorujemy i aktualizujemy stosowane zabezpieczenia, biorąc pod uwagę rozwój technologii oraz zmieniające się ryzyka;
• prowadzimy procedury wewnętrzne dotyczące reagowania na potencjalne naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych.

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, dla którego są one przetwarzane. Co do zasady:

• dane związane z organizacją konkretnych wydarzeń (np. wieczorów pokerowych, eventów korporacyjnych czy przyjęć prywatnych) przechowujemy przez okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z tej umowy;
• dane księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego;
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. w celach marketingowych lub związanych z referencjami prezentowanymi w zakładce Referencje) przechowujemy do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu;
• dane wykorzystywane w celach analitycznych i statystycznych przechowujemy w formie zanonimizowanej lub przez okres niezbędny do realizacji tych celów, zgodnie z parametrami narzędzi analitycznych opisanymi w Polityce cookies.

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą.

6. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez JĀNIS GUTANS przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane, a także otrzymać ich kopię oraz informacje o sposobie i celach przetwarzania;
• Prawo do sprostowania danych – jeżeli Twoje dane są niekompletne lub nieprawidłowe, możesz zażądać ich uzupełnienia lub poprawienia;
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami RODO możesz zażądać usunięcia swoich danych, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofniesz zgodę na ich przetwarzanie;
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu;
• Prawo do sprzeciwu – masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym w szczególności wobec działań marketingu bezpośredniego;
• Prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany, możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie lub zażądać ich przesłania innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe;
• Prawo do wycofania zgody – w każdej chwili możesz wycofać zgodę na przetwarzanie danych, jeżeli była ona podstawą przetwarzania (np. zgoda na przesyłanie informacji marketingowych o nowych pakietach eventowych lub na publikację opinii w zakładce Referencje); wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem;
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uważasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami, korzystając z danych podanych w sekcji „Kontakt i zgłoszenia”. W miarę możliwości prosimy o doprecyzowanie, z których praw chcesz skorzystać oraz jakich procesów przetwarzania dotyczą Twoje żądania – ułatwi nam to szybką i rzetelną reakcję.

7. Kontakt i zgłoszenia

W przypadku jakichkolwiek pytań, wątpliwości lub wniosków związanych z ochroną danych osobowych oraz chęci skorzystania z przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z nami w następujący sposób:

• e-mail: [email protected];
• e-mail do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych: [email protected];
• formularz kontaktowy dostępny w zakładce Kontakt na naszej stronie internetowej;
• adres korespondencyjny: JĀNIS GUTANS Sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

Na zgłoszenia dotyczące danych osobowych odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu w przypadkach przewidzianych przepisami RODO. O wszelkich opóźnieniach i ich przyczynach zostaniesz przez nas poinformowany.

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, aby odzwierciedlać zmiany w naszej działalności, stosowanych technologiach lub przepisach prawa. O istotnych zmianach będziemy informować w sposób widoczny na stronie internetowej, w szczególności przed rozpoczęciem obowiązywania nowych zasad przetwarzania danych.